O eSocial entra na segunda fase de implantação
Confira as providências a serem tomadas para que o seu condomínio não seja multado.
Muitos síndicos já conhecem o eSocial, a plataforma do governo federal que concentra todas as informações relativas aos autônomos e funcionários do condomínio a partir da contratação até o desligamento.
A novidade é que, desde o dia 10 de abril, o sistema abriu a segunda fase de implantação e os Condomínios têm até o dia 9 de julho para correr atrás das informações necessárias para enviar ao eSocial.
“O eSocial tem um cronograma de implantação por fases, que prevê um momento exato para cada coisa acontecer”, explica Vicente Sevilha, especialista em eSocial. A primeira foi iniciada em janeiro/18 e a última está prevista para janeiro/21.
São, ao todo, seis fases:
1. Contatos do empregador e tabelas;
2. Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos);
3. Folha de pagamento;
4. Substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias;
5. Substituição da GRF e GRRF para recolhimento de FGTS;
6. Dados de segurança e saúde do trabalhador.
Para dar entrada no eSocial, as empresas e instituições foram divididas em quatro grupos: Grandes empresas (receita acima de R$ 78 milhões ano); demais empresas; optantes do SIMPLES e empresas sem fins lucrativos, que incluem Condomínios; e Órgãos públicos.
“Sendo assim, agora em abril, os condomínios devem transmitir os dados de seus funcionários, os vínculos ou relacionamentos entre os condomínios e estes funcionários, e os eventos não periódicos como admissões, férias, rescisões e afastamentos”.
Check-list dos dados para transmitir na 2a. fase do eSocial
- Admissão de Trabalhadores novos;
- Cadastramento Inicial dos trabalhadores já existentes;
- Alterações de Dados Cadastrais do Trabalhador;
- Alterações de Contrato de Trabalho;
- Afastamento temporário (por exemplo licença maternidade e afastamento por motivo de saúde);
- Aviso Prévio;
- Convocação para Trabalho Intermitente (se houver trabalhadores neste modelo de contrato);
- Demissões;
Dados dos síndicos remunerados direta ou indiretamente.
Conforme Andrey Silva Teixeira, do Departamento Pessoal da Mario Dal Maso Administradora de Condomínios, na segunda fase, obrigatoriamente, as administradoras devem informar o cadastro dos vínculos:
“É a fase de integração de INSS, Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho e Receita Federal com os empregados registrados formalmente, dos autônomos (e nessa categoria estão incluídos os síndicos), estagiários e outros”.
O síndico precisa ter maior organização na gestão dos funcionários
Vicente Sevilha reforça que, a partir de agora, alguns aspectos importantes mudam na rotina do síndico:
Tudo precisa ser transmitido com antecedência. Por exemplo, admissão deve ser comunicada na véspera do dia em que o trabalhador vai começar a prestar serviços;
Todos os dados devem ser transmitidos de uma só vez. Não é mais possível contratar trabalhador que traga documentação depois, ou que faça exame admissional depois;
Os dados cadastrais dos trabalhadores precisam estar em ordem, nome correto, número de CPF e PIS corretos, dependentes, enfim tudo tem que estar duplamente conferido;
Nos casos de afastamentos, também há necessidade de comunicação no eSocial, como nas licenças maternidades.
Haverá mais transparência nos vínculos empregatícios nos condomínios
Embora o eSocial exija um esforço inicial de implantação, de maneira geral será muito bom para contratantes, governo e trabalhadores, pois reunirá todos os controles em uma única etapa.
“O governo terá maior visibilidade do que acontece dentro do ambiente do empregador, e poderá exigir de maneira mais intensa e tempestiva o cumprimento das obrigações trabalhistas dos condomínios”, avisa Sevilha
Para Teixeira, a prática do eSocial é uma reeducação. Antes, era feito o determinado serviço, ou a contratação do funcionário e, posteriormente, informado junto aos órgãos governamentais como a Receita Federal e o Ministério do Trabalho, ou em caso de acidente o INSS e a Caixa Econômica.
“Agora, para o recolhimento correto dos impostos – e para não haver problemas na qualificação cadastral – é feito o registro e, posteriormente, o serviço ou a homologação do funcionário”, explica.
O calendário da segunda fase vale para todo o país
Trata-se de um calendário único, que vale para o Brasil inteiro. Se não respeitado o processo e os prazos para cadastro da segunda fase, bem como de outras fases, haverá notificação e posterior penalização com multas atreladas ao CNPJ do empreendimento.
Embora o Governo tenha deixado claro que não deseja aplicar as multas, e que compreende as dificuldades de implantação, não vale correr o risco.
As 15 obrigações que precisam ser reunidas para apresentar o eSocial:
- GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
- RAIS - Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE - Livro de Registro de Empregados;
- CAT - Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD - Comunicação de Dispensa;
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- Folha de pagamento;
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS – Guia da Previdência Social.
Por Inês Pereira
